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简单高效的无纸化会议系统功能特色及无纸化会议系统的优势

点击数:发布时间:2019-08-22

无纸化会议系统会商讨论强调无纸化、环保的理念,无纸化系统不仅能提高工作效率,并且对于建设一个高效,节能,低碳的社会也具有深远的意义。

1)功能介绍

1、会议流程:

会议组织者通过会议管理主机对召开会议的内容进行全盘管理,并将一个会议通知或文件分发给多个领导的秘书电脑,在领导秘书得到确认后回复到会议管理主机,方能形成会议资料的发放。

2、会议文件交互显示:

会议秘书(主持人),可以将多个文件或他的屏幕实时广播到每个与会者的屏幕上,这样在讨论的时候,可以保证与会人员和主讲人的会议内容同步。同时考虑到有些会议,要求每个代表在自己的屏幕上都可以自由浏览本次会议的多个文件。另外可选择会议秘书(主持人)以远程方式打开所有与会人员桌面显示会议文件,减少与会者的操作手续。

3、会议保密功能:

根据省委会议的特点,会议秘书在会议召开前选择是否为保密会议,如果为保密会议,在会议结束后,系统就会自动对本次会议文件从物理硬件上彻底的粉碎掉文件,在硬盘存储空间上不留一点痕迹。充分达到保密的要求。

4、会议文件分发:

会议秘书将会议文件提前上传至会议室内的服务器,参会人员签到后(可以不签到),系统将自动将本次会议的所有文件资料下载到每个参会人的电脑中可以选择本次会议每个会议代表都是否可以通过自己的会议电脑来对会议讨论文件进行修改,增加文件的批注,非常方便。

无纸化会议系统.jpg

5、会议电脑电源管理:

实现远程开关机,方便用户操作,在主席机上,通过开机按键,可以将会议室内的所有机器全部打开。会议结束后,可以实现将所有机器全部关闭。大大方便用户的操作。

6、会议签到功能:

参会人员就座后,点击“进入会议”,电脑进入会议系统,同时参会人已经轻松完成会议签到,系统将自动统计本次会议的到会人数、缺席人数,自动存档备查。

7、会务信息显示功能:

会议日程选项中将显示本次会议的标题、时间、流程(包括每个流程包含的会议文件)等会议日程。参会人员可以随时查看参会人员名单和座位编排图。

8、会议小纸条功能:会议代表可以给主席(或同意任意一个代表)发送即时信息,方便会议中人员的交流。

9、会议文件批注功能:

会议文件除供参会人员浏览之外,更增加了批注修改功能,参会者可根据需要,在工具栏中选择手写输入文字、圈划等工具在文件上进行批注,并支持保存批注修改过的文件。

10、会议记录功能:

对所有会议资料和会议过程资料进行保存,替代参加会议时需要携带的记录本,可以在会议记录上进行手写或打字、圈划,并保存会议记录。

11、问卷调查功能

会议问卷调查功能将实现参会人员在线问卷调查,问卷结果自动统计、实时显示、快速完成。

12、多软件界面同平台管理:

会议管理员可以在一个平台界面上完成会议软件以及会议室的所有设备控制的操作。

13、后台管理功能:

强大的后台管理功能,可以设置编排会议概况、参会人员及座位、会议文件、阅读权限和会议投票等内容,使会议策划设计更加科学方便高效。

丰广无纸化会议系统.jpg

2)无纸化会议软件系统的特点:

1、系统功能强大

●无纸化讨论系统的设计目标是通过网络,完成单位团体内部会议室文件的分配与共享,实现无纸化会议,与会人员在同一时间同一界面上实现多个会议提案提前预览、审阅、从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度。

无纸化讨论软件系统有二种模式: 1主控(秘书)电脑+终端(用户)电脑模式,2、主控(秘书)电脑+终端(主席)电脑+终端(列席)电脑模式。主系统软件和数据集中存放于秘书电脑中,软件的安装与升级在会议服务器电脑上进行,不影响用户的使用,终端用户只需使用鼠标或触摸屏对界面图标点击,就能完成所有对应的功能。就像浏览网页一样,就能了解所有的会议每一个议题内容及过程。

●无纸化讨论软件系统节约开支提高兼容性,本文件管理系统无需在客户端安装复杂的客户端程序,低维护成本,与会人员使用触摸屏或鼠标即可在桌面环境下办公,根据用户要求,可以远端加入会议讨论或接入办公OA系统。

●无纸化讨论软件系统全方位文件处理功能,系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求,提供了任务具体到每个与会人员的机制,与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。

●无纸化讨论软件系统的设计基础是对政府机关、企业会议室流程的深刻理解,并综合考虑了政府机关和大中企业在会议室文件分配与共享的实际需求,自主开发的实用会议系统。软件交互用户半年内可根据用户需求对软件进行合适的修改。

丰广科技无纸化会议系统厂家.jpg

2、智能化和稳定性程度高

●会议室多个设备控制软件界面同平台管理:我们根据贵单位要求,可以把原会议室的中控界面、会议话筒管理界面、新的继电器电源管理界面、无纸化会商界面放在会议服务器的一个界面上实现链接完成所有操作工作。

●无纸化电子会议系统体现多元化支持功能: (1)支持固定台式机或移动便携机;(2)支持office和WPS手写批注;(3)具有会议自动签到功能、会议资料自动下载功能、保存手写批注功能、发言人桌面同步共享功能等。充分体现该系统的高智能化特色。

●配合先进的网络电源继电器,对设备的运行情况进行远程在线电流,电压检测,在会议室机房内外可以多环节保障会议设备的稳定和检测。

3、操作简便易学

会议秘书或会议系统操作者只需掌握基本的Windows操作工具,就能顺利的操作电脑使用该软件,学习培训过程简便快捷。

4、安全保密性强

●无纸化电子会议系统具有完善的权限细分,经过提前设置,本次会议的哪些文件允许浏览、下载,允许哪一级别的人员浏览、下载等, 如为保密会议。

●则会议结束后,所有资料自动删除,更便于用户对会议安全进行管理,提高会议的安全保密性。

5、环保、节能

●会议过程中 省去大量的纸张及会议资料打印、修改、印刷、装订等许多中间环节对纸张的浪费。

●配套电子桌牌系统对与会人员的座位信息也进行无纸化摆设,并可根据会议实际需求对参加会议人员座位名称内容随意调整。

●更好的节省资源和人力成本。该系统蕴含的环保、高智能化的理念更体现了系统的价值所在。

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