视频会议系统技术及应用需要注意哪些?

在过去的几年里,视频会议系统技术已成为公司必备的投资。以前被认为仅适用于更知名品牌(预算更高)的解决方案,视频现在提供了一种引人入胜且身临其境的方式,将团队和客户聚集在一起。

目前,98% 的人表示视频会议有助于建立内外关系,94% 的人认为视频可以提高生产力。此外,大约 89%的员工认为视频会议可以更轻松地按时完成项目。

视频会议提供了如此多的好处,对于许多公司来说,它已经成为一种与消息或语音一样重要的解决方案。问题是您如何选择正确的视频解决方案?以下是视频会议系统比较过程中需要考虑的一些要点。

一、了解您的视频需求

视频会议技术是一个总称,指的是支持数字交互的各种工具和解决方案。购买视频会议技术堆栈的第一步是准确了解您的需求。

如果您已经拥有 Microsoft Teams、Cisco Webex或 RingCentral 等UCaaS解决方案,则您的生态系统中已经内置了视频会议所需的软件。这意味着您的主要关注点可能是购买硬件来支持您的员工。或者,如果您从头开始制定新的工作场所沟通策略,您可能需要硬件和软件。要考虑的选项包括:

视频会议软件:视频会议软件,内置于您的 UC 解决方案或作为VCaaS(视频会议即服务)提供,是为您的企业实现端到端视频通信的程序。

视频会议硬件:用于视频会议的硬件包括用于办公室和远程员工的网络摄像头、麦克风、耳机、扬声器和免提电话等必需品。您的套件还可以包括数字白

板视频会议室:会议室是一体化技术和硬件套件,旨在支持混合团队和办公室内视频会议

视频会议系统

二、考虑用户需求

为了使视频会议系统解决方案在现代世界取得成功,公司需要考虑员工的个人工作方式。虽然您的许多专业人士将每天使用视频,但他们对实践体验的需求会有所不同。

例如,在移动中访问视频会议的现场工作人员将需要访问可以利用手机中的摄像头和音频技术的视频会议应用程序。在家远程工作的人可能需要一个简单的即插即用网络摄像头和耳机以及一个易于使用的工具来启动会议。

在商务办公环境中,您可能需要考虑构建各种视频会议室,其中一些用于临时会议,另一些用于演示和讲解,并配有虚拟白板。无论您需要购买什么来启用视频连接的员工,请记住您的技术应该是:

易于使用:坚持使用简单直观的工具

灵活:您的硬件和软件解决方案需要与现有工具集成

易于管理:确保您可以从任何地方远程控制和配置工具

三、了解您的需求

有数十家公司为现代市场提供视频会议工具。但是,只有少数能够提供您需要的确切功能。例如,如果您想要将视频会议系统策略嵌入到您现有的UCaaS计划中并允许您使用您首选的商务电话提供商,您可能会考虑使用直接路由的 Microsoft Teams。

您可以访问 Microsoft 的硬件,为远程员工提供即插即用的视频访问,并利用会议室套件来促进办公室中更好的会议。由于集成和 APIs越来越成功,您还可以考虑通过集成来自多个供应商的工具和服务来构建一流的解决方案。

在构建完美的技术堆栈时,请考虑哪些工具和服务对您最有价值。例如,您可能需要:

合规的录制和转录:访问视频录制、转录,甚至实时翻译都有助于培养理解并改善任何企业内部的沟通。确保您拥有正确的工具以保持合规性

人工智能:视频环境中的人工智能可以帮助解决所有问题,从智能跟踪在办公空间中移动的发言人到通过消除多余声音来提高对话质量

独特的功能和集成:通常可以通过 APIs和与供应商的专家关系访问独特的功能和集成

四、优先考虑安全性

正如许多公司在大流行期间发现的那样,仓促使用错误的视频会议技术通常是一个危险的决定。当您安装新的视频会议硬件和软件时,您需要确保正确的安全规定到位。

您的相机是否带有隐私百叶窗,以确保员工在家工作时感到安全?当您通过 Internet 连接时,您的软件如何加密您的对话?视频记录中的信息存储在哪里,您能否就数据主权做出选择。即使是分组讨论室和候诊室等功能对于在当今的视频环境中保护自己也是必不可少的。

选择视频解决方案时,请确保您可以利用所有最新的安全和隐私工具。如果您有基于您所在行业的特定要求,则值得与您的供应商讨论他们如何提供帮助。

五、寻找创新

最后,请记住,即使您现在的团队不需要最新的视频会议功能,将来也可能需要它们。与在视频会议软件和硬件方面与灵活、多才多艺和创新的供应商合作将确保您在支持团队方面保持领先地位。

一个可以适应您的业务需求的超灵活的视频会议解决方案将确保您可以利用所有最新趋势,从视频增强的客户服务到全面的视频网络研讨会和活动。

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