当前位置:首页 > 新闻资讯 > 技术支持 > 
信息

全国服务热线

020-39186925

在线咨询

当前位置:首页 > 新闻资讯 > 技术支持 > 

无纸化会议系统优越性及其方案功能介绍

点击数:发布时间:2019-09-11

1. 无纸化会议系统结构

①硬件

服务器:采用高性能的服务器,所有的内容存储在服务器,方便管理。

屏蔽网络: 1000M的带 宽满足会议环境中文件提取的快捷性。

客户机:终端NC配合19英寸的液晶升降器,提供开阔的视野,无辐射。

②软件

系统软件: WIN2003 SERVER操作系统

工作站系统: WIN XP ;

③接口

外部信息接入端口:网络


2.无纸化会议系统

保密

随着国家信息化进程的不断加快,信息安全问题也越来越突出,引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中,由于每次会议的召开,需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好,在文件的打印、复印、装订等过程中,由于中间环节多,给保密会议带来了很多不可预见的风险,我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。

节省

在政府机关、科研机构,和各企事业单位,每年各种会议较多,会议材料用纸量较大,印制等各种费用较高,人力及时间消耗较多,不仅增加成本,而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设-一个高效,节能,环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率,对环保节能也具有深远的意义。

无纸化会议主要有以下特点:

易管理

会议终端机上没有任何存储设备,所有程序的运行都是在服务器上,所有用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端无法更改服务器的配置。

易维护

通过网络获取资源,是网络计算环境下的终端设备,不会出现客户机系统崩溃等现象,而且安装操作系统时很方便,会议结束后,彻底清除垃圾文件。

强安全

DELL电脑没有本地存储设备,不可能感染病毒,外部的存储数据在指定的区域,与操作系统相隔离,会议结束后,彻底清除会议文件,保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且,每次系统重起后,系统都会恢复到最初的状态。

便操作

使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用。使用者所需要做的事只有一-件:打开电源;开关DELL计算机同家电一样简单。对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。

在多功能无纸化保密会议中,结合会议软件,可以实现更多, 更全的功能。在以往的系统设计中,通常考虑使用无盘工作站来实现,在无盘系统中,系统的稳定和运行速度是建设无纸化会议的一个关键所在。在无盘工作站系统中,虽然它有易管理、安全、等诸多优点,但是由于速度的限制,使得无盘工作站没有在高端场所广泛应用。

系统的速度主要有三个瓶颈

1:服务器

2:网络链路

3:工作站

在本次的方案中,我们着重从上面三方面去提高速度。

服务器,选用双核服务器,提高系统的响应速度,配备了双千兆的网卡。

网络链路:我们采用的六类屏蔽网络,在整个数据传输链路中,我们的千兆网卡、千兆接口交换机、和六类屏蔽线缆,确保了千兆网的物理基础。

工作站:根据以往的工程经验事业单位的实际需求,由于工作站从服务器提取的数据还是在本地运算,所以本地工作站的运算速度也会影响到整体的速度,我们的工作站选用了酷睿2双核的CPU, 1G的内存,确保数据在本地能流畅运行。

通过以上的分析,可以保证整个系统速度能运行在一个较高的水平上, 确保了工作效率。

2.1系统介绍

针对会议系统开发的一套支持多会议室多会议管理的网络会议室系统,会议软件已经在航天研究院、部队等具有高度保密的单位得到成功应用。并且得到客户的一致认可。

网络会议管理系统以信息技术为核心,以协同工作为主线、以业务流程为依据、以满足业务管理为目标,从根本上改变企业的传统会议管理模式,为企业构建起一个全面的,协同的,过程化的会议管理平台。有效地加强企业的会议管理能力,提高企业内部的办调沟通效率。

2.2会议流程

首先,会议主办单位首先进行会议申请,内容包括:申请单位、会议名称,会议时间,主持人,会议内容摘要等。通过审批后,会议主办单位进入网络会议管理系统,进行会议定制,包括:录入参会人员,定制会场布局,上传 会议资料等。完成这些操作后,办会人员在会议开始前进入会场,在会议管理系统的管理端(会务端)开启会议。

与会人员到达会场后,根据会场的电子桌牌进入指定位置,并在自已计算机终端上进行会议签到。开会时,参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈,查看共享桌而并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。会议结束后,用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。


系统由4大功能模块组成,包括:

1.会议申请审批模块;

2.会前准备模块;

3.会务管理模块;

4.参会用户模块。

2.3软件功能介绍

该系统与网络会议室硬件系统构成了企业高效会议的完整解决方案,企业内部只需部署一套服务端软件,即可支持企业内部的所有会议室和会议管理,在会议软件系统中最主要的是的参会用户模块,该模块包含以下功能:

1.会议签到:签到记录。

2.议题目录: 主要是把会议安排过程及会议的主要议题的扼要说明,类似文件的目录

3.会议资料: 就是准备会议时上传过来的会议中要使用的文件,可分类、分目录,也可为个人建立单独文件夹来存放自己的会议文件,在上传文件时可设置其属性。

4.上传文件:有些文件可能是临时由移动设备带到会议室内,这时可通过系统的外置接口来把会议文件上传到系统中。上传成功后即能设置文件的属性(可见性)。

5.桌面同步:任何一位参会者都可将自己的电脑画面同屏给所有参会者,当点击同屏申请时,会议主持者点击确认,此时所有参会者的电脑画面都显示同屏申请者的电脑画面。所有参会者都可取消同屏画面,自行操作,也可返回到正在同屏的画面。

6.会议布置图:主要就是显示会议室内每个参会者的位置,及信息(部门职位、姓名、单位等)。

7.电子白板: 点击此功能即可把当时的电脑画面作为电子白板使用,勾画、标注、色笔等功能。保存时,以图片形式存在系统指定的目录。

8. 电子书签: 当打开会议文件时,再点击电子书签,参会者在电子书签上按文件面的页数,要修改文字,改后文字,做上标记。这样就能通过书签的索引目录来查阅自己修改的所有位置及内容。

9.会议纪要:当汇报者在汇报时,可通过此功能简单扼要的记录会议的主要精神,代替传统纸式记录。

10. 互动工具:就是一种文字通信的工具,点击此按钮,系统会就把所有参会人员的名单列出来,来参会的人员,图标上带有颜色,没来参会的人员名字上为灰色,双击带颜色的人员图标就会出现,互动的通讯信息框。

11.表决:软件里面分两种形式的表决:

1)投票表决,由参会人员投票(同意,放弃、不同意等)统计出来的能过率(百分比),同意的百分比,不同意的百分比及放弃的百分比。

2)打分式表决,由参会人员根据议题进行打分,最后来看哪个议题的分数高。

3.保密要求

会议资料保密要求

1、认真执行 《中华人民共和国保密法》等相关保密要求。

2、会务人员同时作为会场的保密安全员,负责本会场的保密安全检察,发现不安全的因素要及时报告保密部门。

3、会议参会者应当遵守保密法律、法规和规章,严防泄密。

4、会议资料的保密 工作实行统领导, 归口管理,分级负责,保密工作与业务工作相结合的原则。

5、会议资料上传时不准许上传绝密级会议资料。

6、会场资 料不准许用移动存储设备拷贝出会场。(注:会场终端USB端口已经屏蔽)

4.方案特色

1:采用高性能的HP服务器,运算速度快、稳定性好。

2:网络环境采用了MOLEX的六类屏蔽线缆,保密性好,支持千兆网速。

3:客户端采用了具有双核INTEL处理器的DELL超薄机器。提高本地的运算能力,同时机器的噪声比较小。

4:采用了专门的会议管理软件,会议结束关机后,会议文件自动删除,在本地的客户机上没有任何痕迹。大大提高了会议资料的保密性和安全性,避免泄密。

5:在会议终端机内,物理隔离信息接入口,保证会议期间不能拷贝会议文件。在会议结束后自动删除。

6:预留丰富的接口,方便以后的设备(如:投影机、笔记本等等)扩充。

7:将会议终端机的开关集成起来,在每排会议桌上设置一个计算机开关按钮, 控制每排计算机的开关。全部启动计算机只需按一个按键 就可以,大大方便了用户的使用。

通过上文的描述,可以看到,新建设的无纸化会议系统是个具有高性能、高稳定、使用方便、操作简单;并且具有高度保密功能的现代化会议系统。在具有高保密要求的单位得到用户的广大欢迎。

丰广科技为各类企业提供集优质产品、专业设计、标准化施工为一体的全方位安心服务,打造出一套高水平高科技的无纸化会议系统,更多专业的会议系统找丰广科技,丰广科技专注音视频系统解决方案13年,我们为部队、公安、政府机关、教育、大型企业、事业单位、酒店等用户提供专业的服务,期待能为您提供服务。

上一篇:广州医学实验室音视频会议系统案例——已解决
下一篇:展览馆的公共广播系统与智能会议系统工程案例介绍
在线留言